Gestión del tiempo eficienteLa gestión del tiempo, es uno de los temas que trae de cabeza a directivos, jefes de equipos y personal en general de organizaciones. Por no mencionar a aquellos emprendedores, autónomos que deben llevar a cabo esta tarea sin morir en el intento.

Son muchas las organizaciones que me piden formación en este tema, y siempre les digo lo mismo:

Responde a estas preguntas, antes de que pueda elaborar una formación personalizada.

1- ¿Sueles perder el avión o tren, cuando viajas por asuntos de trabajo?

2- ¿Llegas tarde, cuando tienes una reunión con tu principal cliente para firmar un nuevo acuerdo?

3- ¿Sueles llegar tarde, a buscar a tus hijos a colegio?

Si has respondido al menos a dos de estas preguntas NO. Tu problema con la gestión del tiempo, no se resuelve con formación. Te sugiero abordarlo desde un proceso de Coaching, donde llegarás al verdadero problema y podrás trabajarlo y encauzar con mayor eficacia.

Luis, (a quién agradezco profundamente que me haya animado a compartir su historia) llamó un día a mi teléfono bastante angustiado, necesitaba ayuda con la gestión del tiempo, porque ya había llegado a afectar a la relación con sus mejores clientes y proveedores, y de no hacer algo, haría perder a la compañía dos de los mejores clientes.

Así relataba su situación:

“Cuando me ascendieron, sentí una enorme motivación, por fin podría hacer cambios significativos que venía observando hacía tiempo en la empresa. tengo un equipo de 10 personas a quienes apoyar, y muchas ideas nuevas para poner en marcha. 

Pronto esa euforia comenzó a bajar, me costaba levantarme para ir a trabajar, y sinceramente el sonido del teléfono comenzó a molestarme enormemente, por lo que empecé a posponer llamadas.

Sentía una enorme presión en este puesto, y mi grado de exigencia comenzó a elevarse, pero en estrés no en eficacia. tardaba más en dar un OK a mi director comercial, para que apruebe una propuesta, postergaba reuniones con proveedores, donde perdí el control de la gestión de compras, dejando de Negociar mejores precios (cosa que sí hacía antes).

¿Qué está pasando? Ahora que se supone que tengo más tiempo para lo importante, no sólo no tengo un enfoque claro, además estoy ralentizando el trabajo de mis colaboradores! El malestar que generaba mi presencia era evidente, aunque por tener el cargo que tengo, nadie lo manifestaba abiertamente.

Hasta que hace una semana me escribió (porque no devolvía ninguna de sus llamadas) el CEO de nuestro principal cliente, afirmando que la comunicación conmigo le resultaba muy violenta, y que de de seguir así en los próximos días, cambiarían de empresa proveedora.

El trabajo con Luis, fue muy complejo al principio, tomar conciencia de qué es lo que realmente está ocurriendo y poner en marcha nuevos hábitos y actitudes requiere un gran compromiso. No sólo logró atender sus prioridades de forma eficiente, sus relaciones profesionales comenzaron a dar mejores frutos, gracias a las nuevas actitudes, que Luis empezó a llevar a cabo.

“La solución de un problema, nunca se encuentra en el mismo nivel en que se originó” Si tienes más de 15 años, creeme tu ya sabes gestionar el tiempo, no es formación lo que necesitas, al menos eso es lo que sugiere Luis en su relato.

Algunas pautas:

La mayoría de los procesos que intervienen en la gestión del tiempo son inconscientes, por lo tanto se producen de forma automática. Si tu también tienes dificultades para gestionar tu tiempo, estas pautas podrían darte una pista de por dónde abordarlo.

  • Prioridades: para establecer prioridades, se requiere tener una visión sistémica y conceptual a la vez, es decir poder ver la relación a medio plazo de cada tarea, y en base a eso decidir cuál será prioritaria y cuál no. Aunque parece de sentido común, hace falta tiempo y atención para hacer este “supuesto al futuro” y volver al presente a ejecutar la que hayas decidido.
  • Estímulo negativo: Hay personas que mantienen su enfoque en el placer de llegar a la meta, y eso les estimula a realizarla lo antes posible. Otras, disfrutan haciendo paso a paso una tarea, de forma continuada, les importa más el paso a paso que el resultado. Hay otras, que cuando no les estimula nada esa tarea, mantienen el foco en la sensación negativa de llevarla a cabo, evitando la tarea. Y ahí comienza la mala gestión de su tiempo.
  • Miedo a no dar la talla: A veces, tenemos tanto miedo de no hacerlo como creemos que “otros esperan de nosotros”, que internamente la mejor forma de no exponernos a eso, es evitar por todos los medios el llevarla  a cabo. Nuestra exigencia se vuelve a colar aquí, queriendo proyectar una imagen que poco tiene que ver con nosotros.

Si bien, estos ejemplos no te darán la solución, espero que te aclaren algunas de las causas posibles,en la mala gestión del tiempo, y decidas a mejor forma de ponerle fin, a ese hábito que a tanta gente mantiene en un círculo de preocupación.

Sobre éste y algunos otros temas relacionados con habilidades directivas, trabajaremos en el próximo curso el 06 de noviembre. Nos encantaría contar contigo!

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