Gestión del tiempo y prioridades

 

GESTIÓN DEL TIEMPO Y PRIORIDADES.

La gestión del tiempo es algo que trae de cabeza al 90% de los profesionales.

¿Quién no ha sentido alguna vez, que le falta tiempo para todo?

El mal uso de este recurso, repercute en cada persona en forma de estrés, mal humor, resultados mediocres.

Sin embargo, el tiempo siempre es el mismo, y su ciclo es invariable. El tiempo es algo que existe antes que el ser humano, y regula la vida de las personas. Dado que todos hemos quedado hoy a una hora para iniciar esta reunión, y sabíamos exactamente qué significaba esa hora me atrevo a afirmar que “TODOS SABEMOS GESTIONARNOS EN EL TIEMPO”.

Ahora bien: ¿Cómo abordamos este tema entonces?

El término Gestión del tiempo es un término CONTENEDOR. Esto significa que dentro de un nombre general, podría  contener diferentes causas y significados según la persona en la que se analice. Cada caso es diferente a la hora de abordar este tema y para mejorarlo, hay que averiguar los verdaderos motivos que se encuentran detrás de esta afirmación.

El método del posit

Hace unos años invitamos a más de 30 directivos que afirmaban que éste tema era una de sus áreas de mejora a participar en un proyecto de investigación a través de procesos de coaching. Un método que hoy les detallo para que puedan llevarlo a la práctica y mejorar su gestión de tareas y prioridades y a la vez aumentar el conocimiento de sus áreas de fortaleza y mejora.

LOS TRES GRANDES GRUPOS

Durante el proceso encontramos tres grandes grupos de motivos por los que la gente afirmaba tener mala gestión del tiempo (probablemente hay más, pero estos grandes grupos seguramente te ayuden a identificar en qué área te encuentras).

  • La persona no tiene un criterio definido para tareas importantes, diarias y urgentes. Y las define según su estado de ánimo.
    La persona no tiene prioridades claras, no ha detectado la diferencia para su puesto entre TAREA y FUNCIÓN. En este caso es importante definir un método para establecer objetivos. Y definir según la persona y empresa cuándo una tarea se determinará como importante o rutinaria.

 

  • La persona sabotea sus propias metas, al relacionar la tarea o meta con un estímulo negativo. Aquí conviene indagar en las creencias limitantes y formas de sabotaje interior.
  • Personas con escasa disciplina y enfoque en la tarea. Su nivel de compromiso con las tareas asignadas es bajo. Posterga y se dispersa con facilidad pasando de una actividad a otra sin terminar ninguno de los procesos. Aquí sugiero trabajar con los tres personajes que todos llevamos dentro (padre- adulto niño) porque probablemente enfoca su planificación desde el estado del niño (ver análisis transaccional de Eric Berne).

OBSERVAR

Durante 7 días debían apuntar sus tareas diarias e importantes en su agenda como de costumbre, pasado este periodo podían observar:

  • Qué tipo de tareas posponían.
  • Qué otras sí hacían en término y porqué.
  • Las veces que llegaron a ejecutar esa lista completa en el día.
  • Si conocían la diferencia entre tarea y función.

Luego de esta semana las personas ya contaban con un mapa más exacto de cuál era el tema que tenían que abordar para mejorar  dentro de su proceso de coaching. Lo que nos permitió trabajar sobre el verdadero problema mientras aprendían a gestionar mejor su agenda.

La mayoría de ellos, descubrió que las listas eran interminables (imposibles de cumplir en una jornada), con lo que la frustración estaba asegurada.

Trabajamos en su alto nivel de exigencia, en su baja claridad de planificación, en algunos casos.

NUESTRA PROPUESTA: EL MÉTODO DEL POSIT

Convencidos de que un directivo eficiente no debería tener más de 3 tareas importantes por día, se le entregó a cada uno un paquete de posit  con las siguientes instrucciones:

Al finalizar cada jornada debían apuntar en un posit:

  • Las 3 tareas importantes del día siguiente.
  • 7 tareas diarias (o rutinarias por ej: bancos, email).
  • Al menos tres descansos de unos 5´al día para reconectar (está comprobado que aumenta los niveles de serotonina,  ayuda a aumentar la concentración y disminuir el estrés).
  • Dejar al menos 1 hs al día libre para atender tareas urgentes o imprevistos.

¿Porqué un posit?
Porque queríamos que el cerebro recibiera el mensaje de que la gestión del tiempo es fácil y se puede hacer en un posit. Y así la persona puede trabajar sobre el verdadero tema a tratar.

RESUMEN

Si tienes más de tres tareas imprescindibles por día, averigua la razón, pero no en la gestión del tiempo.

Observa tu planificación, tus prioridades, y tu nivel de exigencia.

Los mejores líderes hacen un buen uso de su tiempo reconduciendo su atención e intención, a través de las preguntas:

¿Qué debería suceder para que esta jornada sea satisfactoria, en cuanto a rendimiento del tiempo para mí?

¿Dónde voy a centrar mi atención ahora?

Y por supuesto hacer seguimiento de nuestras acciones dos o tres veces en cada jornada.

Beneficios

  • Desarrollar mayor atención y enfoque.
  • Dirigir nuestras acciones de acuerdo al tiempo real del que disponemos
  • Organizar de forma consciente actividades (si somos exigentes y organizamos desde el centro emocional, pondremos mas tareas de las que somos capaces de hacer)
  • Bajar el nivel de estrés (al “parar” 3 veces al día a observarnos, ayudamos a nuestro organismo a reducir los niveles de estrés)

Se trata de reeducar nuestra mente, y empezar a elegir de forma consciente nuevos hábitos de organización. La actitud será fundamental en ese proceso de desarrollo.

Mantener el enfoque en hacer lo importante, poco a poco hará que encontremos nuevas formas de hacer.

“Si utilizas de forma consciente tu tiempo, aumenta tu calidad de vida, eficiencia y descanso.”

 

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